В РФ с 2015 года установлено новое правило для гостиниц и объектов туристической отрасли. Сегодня сведения о всех постояльцах (независимо от гражданства) учреждение отсылает в ФМС. Невыполнение данного обязательства грозит достаточно ощутимым штрафом - до 300 тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам имеет право избирать способ предоставления сведений. Это могут быть как отчеты на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Между тем в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий трудно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет каковой будет составляться вручную. Помимо того, следует учитывать, что данные обязаны быть актуальными, то есть для обеспечения своевременной сдачи отчетности о постояльцах фирма вынуждена будет использовать курьера для представления документов в офис миграционной службы. По этой причине, почти что все гостиницы приняли решение совершать электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было создано несколько специализированных программных продуктов.
Обычно управленческая структура гостиницы уже работает со специальными программами, позволяющими автоматизировать операцию оформления и учета постояльцев. Удобный интерфейс дает возможность сократить время на поселение в несколько раз. Персонал гостиницы обучен работе с данными программами и уже адаптировался в реалии it технологий. Тем не менее проработка нового программного продукта множественным персоналом - довольно трудный процесс. Разработчики специализированной программы для отправки данных о постояльцах контур фмс представляют эффективное решение. Оператору не требуется вводить данные через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, каковая уже имеется на вооружении администраторов гостиницы. Этот процесс производится в считанные минуты под управлением ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет мощнейшие серверы, каковые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей РФ. Вместе с тем хозяйственный субъект, отправивший отчет фмс имеет постоянный доступ к данным, касающимся их постояльцев. Кроме того у гостиниц нынче есть возможность контроля сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
